KOMUNIKASI DALAM FUNGSI MANAJEMEN “PENGGERAKAN”
Oleh: UDIN WAHYUDIN
A. Pendahuluan
Kunci keberhasilan proses manajemen adalah bagaimana mencapai tujuan organisasi melalui kegiatan-kegiatan orang lain. Keberhasilan ini tidak akan dicapai bila manajer tidak mengetahui bagaimana mempengaruhi orang. Untuk itu seorang manajer harus mengerti faktor-faktor manusia (human factors)dan bagaimana cara bekerjanya faktor-faktor tersebut sedemikian rupa agar dapat merealisasikan tujuan yang diinginkan. Dengan kata lain seorang manajer harus memahami tingkah laku manusia, baik secara individu (perilaku individual), maupun secara berkelompok (perilaku kelompok). Kadua tingkah laku tersebut di dalam organisasi disebut tingkah laku organisasional. Oleh sebab itu pula, seorang manajer harus pandai komunikasi dalam berhadapan dengan tingkah laku organisasional tersebut.
B. Pengertian
Istilah komunikasi berasal dari bahasa latin communicare yang berarti “membuat agar menjadi umum”. Dalam bahasa Inggris berubah menjadi “common” yang seterusnys menjadi communication dan diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia “komunikasi”. Bermacam-macam definisi komunikasi dikemukakan orang sesuai dengan sudut pandangan masing-masing. Beberapa definisi adalah sebagai berikut:
a. Louis Forsdale dalam (Kambey 2003 : 1000)
Communication is the process by which a system is established, maintained, and altered by means of shared signals operate according to rules (komunikasi adalah suatu proses oleh mana suatu sistem dibentuk, dipertahankan dan dibedakan dengan cara berbagi sinyal yang dioperasikan melalui aturan-aturan).

b. Koontz dan Weihrich
We define communication as the transfer of information from the sender to the receiver, with the information being understood by the receiver (kami mendefinisikan komunikasi sebagai transfer informasi dari sipengirim kepada sipenerima dengan pengertian bahwa informasi tersebut dimengerti oleh penerima).
c. William J. Seller
Komunikasi ialah suatu proses dengan mana simbol verbal dan nonverbal dikirimkan, diterima dan diberi arti.
d. Sukanto dan Handoko
Komunikasi adalah usaha mendorong orang lain menginterpretasikan pendapat seperti apa yang dikehendaki orang yang mempunyai pendapat tersebut.
e. Arni Muhammad
Komunikasi adalah pertukaran pesan verbal maupun nonverbal antara pengirim dengan sipenerima pesan untuk mengubah tingkah laku.

C. Pentingnya Komunikasi
Komunikasi memperlancar fungsi-fungsi manajerial. Pengorganisasian membutuhkan komunikasi kepada karyawan mengenai tugas pekerjaannya. Pengarahan memerlukan manajer berkomunikasi kepada bawahan agar dapat memotivasi mereka, pengawasan memerlukan komunikasi berupa laporan baik tertulis maupun lisan untuk dievaluasi.
D. Fungsi Komunikasi
Komunikasi dapat dimanfaatkan untuk mencapai berbagai tujuan. Menurut Muhyadi (1989: 155) dalam (Kambey 2003: 102), fungsi komunikasi yang paling utama ialah untuk menyampaikan informasi. Menurut Koonz dan Weihrich, secara luas, tujuan informasi adalah “to effect change” (1988: 461). Selanjutnya mereka mengemukakan bahwa komunikasi secara khusus bertujuan untuk:
a. Menetapkan/menegakkan dan mendesiminasi tujuan-tujuan organisasi.
b. Mengembangkan rencana-rencana dalam rangka mencapainya.
c. Mengorganisasikan manusia dan sumberdaya lainnya seefektif dan seefisien mungkin.
d. Memilih, mengembangkan dan menilai anggota-anggota organisasi.
e. Memimpin, mengalahkan, memotivasi dan menciptakan iklim yang kondusif bagi orang untuk berpartisipasi.
f. Mengontrol kinerja.
Menurut James March dan Herbert Simon, seperti yang dikutip Sukanto dan Handoko (1999: 175), tujuan kegiatan komunikasi dapat digolongkan ke dalam:
a. Komunikasi untuk kegiatan yang tak terprogram, termasuk segala percakapan serta usaha mendengarkan apa yang dilakukan perorangan yang tak berhubungan dengan tujuan organisasi atau tugas pekerjaan. Misalnya: desas-desus, kabar burung dan percakapan kelompok informal (grapevine).
b. Komunikasi memulai dan menciptakan program, termasuk usaha menyesuaikan dan mengkoordinasikan program.
c. Komunikasi yang memberikan data penerapaqn strategi.
d. Komunikasi untuk menimbulkan program, dan komunikasi untuk memotivasi orang melaksanakan program.
e. Komunikasi yang memberikan informasi tentang hasil kegiatan dan informasi umpan balik untuk pengawasan.
Reitz (1987: 324) berpendapat bahwa komunikasi dapat berfungsi sebagai berikut:
1) Menyampaikan informasi
2) Memerintah atau memberikan instruksi
3) Mempengaruhi atau melakukan persuasi
4) Mengadakan integrasi
E. Proses Komunikasi
Secara sederhana proses komuniksi melibatkan 3 unsur yaitu: pengirim berita (sender), sarana/saluran pengiriman berita (chanel), penerima berita (receiver). Koontz dan Weihrich (1988: 426-465) dalam buku mereka “Management”mengemukakan model proses komunikasi sebagai berikut.
a. Sender (pengirim berita)
• Thought. Pengirim mempunyai gagasan atau ide atau informasi yang akan disampaikan kepada pihak lain.
• Encoding. Informasi yang akan disampaikan harus ditransformasikan dalam bentuk isyarat atau simbol-simbol seperti kata, huruf; angka dan gerakan, atau bahasa komputer. Oleh karena informasi harus disampaikan dalam bentuk kode, maka harus ada kesamaan pengertian dengan sipenerima.
b. Channel (saluran)
Pesan disalurkan melalui saluran yang menghubungkan si pengirim dan si penerima. Saluran yang biasa dalam komunikasi ialah gelombang udara dan suara. Pesan dapat berupa lisan atau tulisan dan dapat ditransmisikan melalui memo, komputer, fax, email, telepon, telegram atau televisi ataupun gerakan.
c. Receiver (penerima berita)
Penerima pesan adalah yang menerima pesan yang sudah diencode (reception). Komunikasi tidak akan terjadi kalau pesan tidak sampai diterima oleh penerima. Ia harus dapat menginterpretasikan isi pesan yang diterimanya (decoding), sehingga informasi itu mempunyai arti baginya. Dengan kata lain ia mengerti maksud pesan yang disampaikan (understanding). Proses ini dipengaruhi oleh tingkat pengetahuan, kempuan, sikap dan latar belakang kultur sosial pengirim maupun enerima.
f. Noise and Feedback (kebisingan dan balikan)
Kebisingan adalah faktor yang menggangu komunikasi entah berasal dari pengirim, saluran atau dari penerima. Umpan balik adalah respons terhadap pesan yang diterima yang dikirimkan kepada sipengirim pesan. Balikan dibutuhkan untuk mengecek keefektifan komunikasi. Bila pesan yang dimaksudkan oleh pengirim diinterpretasikan tepat oleh si penerima berarti komunikasi tersebut efektif.
F. Alur Komunikasi
Proses komunikasi dapat berlangsung ke pelbagai arah, yaitu:
a. Dari atas ke bawah (downward communication)
b. Dari bawah ke atas (upward communication)
c. Menyamping lurus pada jenjang yang sama (horizontal communication)
d. Menyamping lurus pada jenjang yang berbeda (diogonal communication)
e. Merambat dengan arah tak tentu (grapevine).
a. Komunikasi dari atas ke bawah
Berlangsung antara jenjang yang satu ke berbagai jenjang yang ada di bawahnya. Biasanya berisi petunjuk, pengarahan, penjelasan, teguran, dan permintaan laporan. Komunikasi ini biasanya disampaikan lewat saluran formal seperti: pertemuan atau rapat resmi, konferensi-konferensi, atau dalam bentuk komunikasi tulisan.
b. Komunikasi dari bawah ke atas
Berlangsung antara jenjang yang satu dengan jenjang lain yang lebih tinggi. Komunikasi jenis ini dimaksudkan untuk:
1) Sebagai laporan yang dibutuhkan atasan.
2) Menyampaikan pertanyaan dan keluhan.
3) Menyampaikan saran-saran
4) Sebagai umpan balik menyatakan bahwa informasi sudah diterima dan dimengerti.
c. Komunikasi Horizontal
Berlangsung antara jenjang yang satu ke jenjang yang lain yang kedudukannya dalam organisasi setingkat. Komunikasi ini dilakukan dalam rangka koordinasi atau untuk memperoleh informasi yang dapat menunjang atau memperlancar tugas masing-masing. Misalnya Kabag Keuangan memintakan informasi kepada Kabag Kepegawaian tentang berapa yang akan naik pangkat supaya dapat menyusun anggaran yang tepat.
d. Komunikasi diagonal
Berlangsung antara personil yang kedudukannya berbeda satu dengan yang lain tetapi bukan dalam alur vertikal/searah, melainkan menyilang. Bisa saja komunikasi berlangsung antara yang lebih tinggi dengan yang lebih rendah atau sebaliknya. Komunikasi diagonal bertujuan untuk saling menukar informasi yang sumbernya berada pada bagian yang lain yang jenjangnya berbeda. Karena situasinya seperti itu sering sifatnya lebih informal.
e. Komunikasi Merambat
Komunikasi informal yang berlangsung dari mulut ke mulut antara seseorang dengan orang yang lain tanpa mengenal arah dan jenjang organisasi . Sering tersebarnya sangat cepat bergantung pada kehebohan dan kesensitifannya. Karena sifatnya informal maka komunikasi seperti itu sukar ditelusuri dari mana asalnya dan sukar dikendalikan.
G. Jenis-jenis Komunikasi
Komunikasi dapat digolongkan menurut tiga cara:
a. Berdasarkan tingkat formalitas saluran yang digunakan yaitu komunikasi formal dan informal.
b. Berdasarkan cara yang digunakan untuk melakukan komunikasi, yaitu verbal dan nonverbal;
c. Komunikasi intern dan ekstern
a. Komunikasi Formal
Komunikasi formal ialah proses komunikasi yang dilakukan melalui saluran resmi, yaitu jalur yang sudah ditentukan dalam struktur organisasi. Saluran formal sering disebut juga saluran perintah dan tanggung jawab sebab melalui saluran inilah pimpinan memberikan perintah, arahan, petunjuk, penjelasan, dan bawahan melaporkan pertanggungjawaban mereka. Komunikasi jalur ini dapat berbentuk: rapat, perintah harian, edaran resmi dan laporan.
b. Komunikasi Informal
Komunikasi informal ialah proses komunikasi yang berlangsung di luar jalur resmi. Biasanya komunikasi ini memenuhi kebutuhan yang bersifat pribadi, kemanusiaan dan sosial. Serinkali ada beberapa permasalahan yang lewat saluran resmi menemukan jalan buntujustru dapat dipecahkan melalui jalur informal, karena pendekatan informal lebih bersifat manusiawi. Komunikasi informal dapat bersifat pertemuan yang tidak resmi, lobi, pembicaraan dari hati ke hati dan tempatnya bisa di luar kantor seperti di lapangan golf, arisan, saat berada di kantin dan sebagainya.

c. Komunikasi intern
Komunikasi intern adalah proses penyampaian pesan yang berlangsung di antara anggota organisasi, baik di antara pimpinan dengan pimpinan, bawahan dengan bawahan, pimpinan dengan bawahan atau sebaliknya. Teknik yang dapat digunakan ialah lisan, tertulis ataupun dengan menggunakan simbol-simbol tertentu.
d. Komunikasi ekstern
Komunikasi ekstern ialah proses penyampaian pesan yang dilakukan oleh sebuah organisasi ke pihak luar. Sering disebut public relation. Organisasi adalah bagian dari masyarakat, berkecimpung di tengah-tengah masyarakat, demikian juga inputnya berasal dari masyarakat, dan out-putnya diserap oleh masyarakat, oleh karena itu organisasi harus menjalin hubungan yang harmonis dengan masyarakat. Tekniknya bisa melalui penerbitan brosur, penerbitan majalah, konperensi pers melalui program televisi dan sebagainya. Kegunaannya adalah (1) memberikan informasi kepada masyarakat tentang eksistensi organisasi tersebut, (2) mencari simpati dan dukungan masyarakat terhadap aktivitasnya, (3) menimbulkan rasa memiliki (sense of belonging).


e. Komunikasi verbal
Komunikasi verbal ialah penyampaian yang menggunakan kata-kata atau kalimat-kalimat. Sebagian besar komunikasi verbal berupa komunikasi lisan dan sebagian sisanya berbentuk tulisan. Komunikasi verbal berbentuk lisan banyak digunakan pada peretemuan-pertemuan resmi maupun tidak resmi sedangkan yang berbentuk tulisan banyak digunakan dalam penyampaian pesan yang berisi peraturan, prosedur kerja, perintah dan laporan.

f. Komunikasi non-verbal
Komunikasi non-verbal ialah penyampaian pesan-pesan yang tidak menggunakan cara lisan maupun tertulis melainkan dengan berbagai isyarat atau gerakan yang dapat dimengerti oleh orang lain. Contohnya antara lain ialah: gerakan tubuh, ekspresi wajah (senyuman), posisi badan, nada bicara dan sebagainya.

H. Hambatan-hambatan Komunikasi
a. Perception set differences (perbedaan persepsi)
Perbedaan persepsi antara pengirim dan penerima dapat menjadi penghalang dalam komunikasi. Persepsi seseorang dipengaruhi pengalaman sebelumnya, latar belakang pendidikan, keyakinan dan nilai yang dianut. Perbedaan persepsi ini dapat mempengaruhi terhadap pesan yang diterima.
b. Filtering (penyaringan)
Biasanya terjadi pada komunikasi ke atas (upward communication). Penyaringan adalah memanipulasi informasi dengan sengaja untuk menjadikan informasi itu lebih bisa diterima oleh penerima pesan. Bila seseorang dengan sengaja mengirimkan laporan yang tidak sesuai kepada atasannya dengan motif ABS (Asal Bapak Senang), ia sedang mengfilter informasi.

c. Information overload (informasi yang melebihi batas)
Kondisi ini muncul jika seseorang diekspos kepada informasi yang terlalu banyak dalam waktu yang sempit. Oleh karena kemudahan informasi, sering informasi dengan mudah dapat diakses sehingga baik manajer maupun karyawan sering tenggelam dalam lautan informasi sehingga tidak sanggup menyerap ataupun meresponsi semua pesan yang diarahkan kepada mereka.
d. Time preasures (tekanan waktu)
Kebanyakan organisasi memiliki deadline (batas waktu) yang sering menyebabkan tekanan yang menghalangi seseorang untuk berkomunikasi atau mengurangi kesanggupannya untuk meng”encode” informasi yang akan dikirimkan ataupun menginterpretasi informasi yang diterimanya.
e. Status differences (perbedaan status)
Suatu kondisi di mana seseorang merasa lebih tinggi atau lebih rendah dari orang lain karena posisinya di dalam organisasi. Bagi bos yang merasa lebih tinggi, ia merasa bahwa bawahannya tidak begitu penting untuk merampas waktunya memberi informasi secara rinci yang mengakibatkan ia harus kehilangan waktunya yang berharga. Bagi bawahan yang merasa lebih rendah sering merasa enggan/sungkan menghadap atau menelpon atasannya walaupun informasi itu sangat penting. Apalagi bila menghadap sang atasan harus melalui birokrasi yang ketat, seperti harus mendaftar dulu kepada sekretarisnya.
f. Semantic differences (perbedaan semantik)
Perbedaan dalam arti kata sering membingungkan penerima informasi. Seringkali satu kata bisa mempunyai arti yang lain dalam konteks yang berbeda. Sebagai contoh, dalam bahasa Inggris, kata “bear” bisa berarti beruang bisa juga berarti menanggung. Kata “baku” dalam bahasa Indonesia memiliki lebih dari satu.
g. Physical and emotional condition (kondisi fisik dan emosi).
Orang yang sedang sakit atau berada dalam dipresi, atau dalam keadaan yang marah sering sukar menangkap dengan benar pesan yang datang kepadanya.

h. Physical nois
Dalam komunikasi lisan, sering isi pesan hilang karena perhatian si penerima terganggu dengan ribut disekitarnya, seperti suara mesin ketik, pembicaraan orang lain dan sebagainya.

I. Meningkatkan efektivitas komunikasi
a. Pengirim harus memperjelas dahulu pesan yang akan dikirimkan sebelum itu dikirim.
b. Usahakan adanya umpan balik dan tindak lanjut.
c. Gunakan bahasa yang benar dan sederhana yang lazim dipakai dan yang dimengerti oleh si penerima.
d. Jika komunikasi dilaksanakan secara lisan dapat diikuti oleh gerak badan atau anggota tubuh tertentu (gesture) untuk memperjelas apa yang sedang disampaikan.
e. Pertimbangkan dengan matang tempat, waktu dan situasi berlangsungnya komunikasi.
f. Ciptakan keterbukaan dan kepercayaan timbal balik (mutual trust). Atmosfir ini akan menunjang keterbukaan bawahan untuk menyampaikan pesan yang sesungguhnya, (tidak difilter).