PERAN INFORMASI DALAM ORGANISASI PENDIDIKAN

PERAN INFORMASI DALAM ORGANISASI PENDIDIKAN

OLEH :

Udin Wahyudin

A. Pengertian Informasi
Terdapat beragam definisi sistem informasi yang telah dikemukakan oleh para pakar informasi. Berikut adalah beberapa definisi informasi yang dikutip dari berbagai literatur informasi.
1. Informasi merupakan sesuatu yang menunjukkan hasil pengelolaan data yang diorganisasikan dan berguna kepada orang yang menerimanya (Barry E. Cushing, 1985. Dalam Kambey Daniel C, MA. Ph.D, 2010).
2. Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang telah diubah (converted) menjadi sesuatu yang memiliki arti (meaningful) dan berguna secara khusus bagi orang yang membutuhkannya. (James A O’Brien, 1990. Dalam Kambey Daniel C, MA. Ph.D., 2010).
3. Informasi adalah data yang sudah dikelompokkan, di proses dan didistribusikan kepada pemakai. (James A. Hall, 2001. Dalam Kambey Daniel C, MA. Ph.D., 2010).
4. Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang. (Gordon B. Davis, 1999. Dalam Kambey Daniel C, MA. Ph.D., 2010).
5. Informasi adalah data yang telah di proses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut.
6. Informasi adalah data yang telah di proses, atau data yang memiliki arti (Raymond Mc Leod Jr, 1995. Dalam Kambey Daniel C, MA. Ph.D., 2010).
7. Informasi adalah hasil daripada pengolahan data melalui suatu proses transformasi data dibuat menjadi bermakna bagi para penggunanya. (Kambey Daniel C, MA. Ph.D., 2010). Pengertian bermakna pada informasi bersifat relatif sebagai contoh: angka-angka di koran yang memuat kurs mata uang asing bisa saja hanya merupakan data bagi orang yang membacanya sepintas lalu tetapi menjadi informasi bagi orang yang jual beli valuta asing.

B. Nilai Informasi

Beberapa pakar menentukan nilai informasi dari segi manfaat (use) dan biaya (cost).
Menurut mereka, suatu informasi dianggap bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk memperolehnya dan sebagian besar informasi yang diperoleh tidak dapat dinilai keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektifitasnya.
Menurut Zulkifli Amsyah, (1997:316), dalam Kambey Daniel C, MA. Ph.D., (2010:24) nilai informasi ditentukan oleh lima karakteristiknya yaitu:
1. Ketelitian (accuracy)
Ketelitian adalah perbandingan dari informasi yang benar dari jumlah seluruh informasi yang dihasilkan pada satu proses pengolahan data tertentu. Sebagai contoh, dari 1000 lembar cek gaji tiap bulan yang diproses dengan komputer terdapat 980 lembar yang angkanya benar, maka dikatakan bahwa tingkat ketelitian adalah 0,98 atau 98%.
2. Ketepatan waktu (timeliness)
Laporan harian sudah harus diterima pimpinan pada akhir jam kerja dari hari yang bersangkutan. Kalau laporan tersebut nanti masuk pada keesokan harinya, laporan tersebut sudah tidak tepat waktu. Walaupun informasinya akurat tetapi kalau diterimanya atau diketahuinya terlambat, informasi tersebut tidak berguna lagi.

3. Kelengkapan (completeness)
Informasi yang lengkap berarti bahwa informasi yang dihasilkan terdiri dari satu kesatuan informasi yang menyeluruh dan mencakup berbagai hal yang terkait didalamnya. Bila sebuah biodata tidak mencantumkan tanggal lahir atau jenis kelamin, informasi tersebut dapat dianggap kurang lengkap. Kelengkapan ini penting karena terkadang, kegiatan bisnis yang memerlukan pengambilan keputusan yang cepat tertunda hanya karena kurang lengkapnya informasi yang diperlukan.

4. Ringkas (conciseness)
Informasi yang disampaikan dengan panjang lebar dan bertele-tele akan membingungkan manajer, apalagi kalau informasinya terlalu rinci sehingga membutuhkan lebih banyak waktu bagi manajer untuk membacanya dan mengambil keputusan. Informasi hendaknya ringkas dan “to the point”. Bila perlu dapat berbentuk bagan, grafik, tabel, dan bentuk statistik lainnya.

5. Kesesuaian (relevaney)
Informasi hendaklah sesuai dengan keperluan pekerjaan dan keperluan manajemen. Informasi tersebut harus relevan dengan tujuan yang akan dicapai.
Sejalan dengan Zulkifli, Gaspersz (1998:15,16) dalam Kambey Daniel C, MA. Ph.D., (2010: 26,27) mengatakan bahwa nilai suatu informasi bergantung pada:
1. Apakah informasi itu sesuai dengan tujuan yang mencari informasi
2. Apakah informasi itu mengandung ketelitian baik dalam pengelolaannya maupun dalam penyampaiannya.
3. Apakah informasi “up to date”
4. Apakah informasi itu tersedia dalam ruangan atau tempat yang tepat
5. Apakah informasi itu cukup jelas
6. Apakah informasi itu dilihat dari bentuknya, dapat dipergunakan secara efektif, misalnya dalam menunjukkan hubungan-hubungan yang diperlukan, kecenderungan-kecenderungan, dan bidang-bidang yang memerlukan perhatian manajemen serta menekankan situasi-situasi yang ada hubungannya.
Anoraga (2004:314) dalam Kambey Daniel C, MA. Ph.D. (2010:27) menilai kualitas informasi dari segi yang dapat menyebabkan kesalahan dalam pengambilan keputusan:
1. Kesalahan dalam proses mengumpulkan dan mengukur informasi
2. Kesalahan dalam prosedur pengelolahan informasi
3. Kesalahan dalam pencatatan
4. Kesalahan diakibatkan penggunaan dokumen yang salah.
5. Kesalahan yang dilakukan dengan sengaja.

C. Bentuk Informasi

Berdasarkan bentuknya informasi dapat dikategorikan menjadi delapan bentuk (Zulkifli A, 1997:296-247) dalam Kambey Daniel C, MA. Ph.D., (2010:28-29)
1. Informasi uraian, yaitu informasi yang disajikan dalam bentuk laporan, notulen, surat dan memo.
2. Informasi rekapitulasi yaitu: neraca, kwitansi, rekening, daftar pembelian dan penjualan, kalkulasi harga.
3. Informasi gambar, yaitu informasi yang dibuat dalam bentuk gambar. Misalnya gambar konstruksi dan bagan organisasi.
4. Informasi model yaitu informasi dalam bentuk formulir dengan model-model yang dapat memberikan nilai ramalan atau prediksi terhadap hasil pemecahan masalah.
5. Informasi statistik yaitu informasi yang disajikan dalam bentuk angka yang ditunjukkan dalam bentuk grafik dan atau tabel.
6. Informasi formulir adalah informasi yang dibuat dalam bentuk formulir dengan format isian (boleh berupa kolom-kolom).
7. Informasi animasi yakni informasi dalam bentuk animasi dengan suara dan video. Informasi bentuk ini dapat juga disebut informasi multimedia.
8. Informasi simulasi, misalnya simulasi untuk pendidikan pilot pesawat terbang dengan menggunakan perangkat lunak khusus.

D. Medium Informasi

1. Kertas
Kertas adalah medium keluaran (output) komputer yang permanen dan paling populer. Keluaran informasi bentuk kertas dapat dicetak dengan menggunakan bermacam alat cetak “printer”

2. Microfilm dan Microfiche
Di samping penyimpanan informasi kertas sebagai arsip otentik, maka untuk keperluan pengiriman dan kemudahan lainnya, adakalanya orang menambahkan penggunaan medium informasi lain yaitu microfilm berupa film mikro keluaran komputer (computer output microfilm/COM) yaitu informasi pada medium bentuk kecil. COM yang berbentuk rol (panjang) disebut microfilm, sedangkan microfilm yang dipotong pendek sepanjang kartu pos dan disusun dalam bentuk lembaran kartu pos disebut microfiche. Keduanya dibuat pada kertas film (celluloid) di mana teks keluaran diproduksi secara fotografis.

3. Layar Komputer
Layar peraga komputer dengan keluaran teks atau lain-lain tampilan adalah yang paling banyak digunakan sebagai alat keluaran komputer. Terdapat empat jenis layar peraga : (1) Cathode Ray Tube, (2) Layar Panel Datar (flat panel screen), (3) Peraga Alfanumerik (alphanumeric displays), (4) Peraga Grafik (grafhic displays).

4. Keluaran Suara
Alat keluaran suara dapat mengubah data menjadi suara kata-kata dengan menggunakan contoh ucapan yang sudah direkam maupun suara sintesis komputer.

E. Tindak Lanjut Informasi
Informasi dalam bentuk fisik dan non fisik. Informasi bentuk fisik adalah informasi yang sudah dicetak di atas kertas dalam bentuk “print out” atau “hardcopy”. Informasi bentuk non fisik adalah informasi yang masih dalam komputer yaitu pada “harddisk” dan media komputer lainnya seperti disket dan pita magnetik. Sesudah informasi tersebut dihasilkan, masih terdapat kegiatan lanjutan yang dilakukan terhadap informasi yang disebut sebagai kegiatan Tindak Lanjut Informasi (Follow up Information). Kegiatan tersebut adalah :
1. Komunikasi (communicating) --- informasi dapat dikomunikasikan untuk keperluan internal dan eksternal organisasi.
2. Penyimpanan (storing) --- penyimpanan informasi perlu dilakukan bilamana nilai informasi tersebut memang tinggi dan masih akan dipakai baik sebagai bahan bukti, ingatan atau referensi.
3. Penemuan kembali (retrieving) --- mencari kembali data dan informasi yang sudah disimpan bila diperlukan oleh manajemen atau untuk keperluan pekerjaan.
4. Reproduksi (reproducing) --- seringkali informasi yang dihasilkan perlu diperbanyak untuk keperluan penyebarannya, yang disebut reproduksi. Tergantung kepada masing-masing kegiatan, maka pekerjaan reproduksi dapat dilakukan secara manual, mesin listrik atau komputer.

F. Profesi yang Berkaitan dengan Sistem Informasi
Perkembangan yang cepat serta kebutuhan yang mendesak tentang informasi, memunculkan lapangan kerja atau profesi yang baru. Profesi tersebut adalah sebagai berikut:
1. System Analist untuk menganalisa kinerja suatu sistem atau rancangan sistem
2. System designer, untuk merancang suatu sistem.
3. Programmer, untuk mewujudkan rancangan yang dibuat oleh system analist
4. Database Administrator untuk merancang, mengelola dan meng update data.
5. Network technician untuk merancang, merawat, dan mengelola jaringan komputer di kantor.
6. End user, yang menggunakan aplikasi-aplikasi komputer yang ada di kantor.

G. Kesimpulan
Informasi adalah hasil daripada pengolahan data melalui suatu proses transformasi data dibuat menjadi bermakna bagi para penggunanya. Nilai informasi ditentukan oleh lima karakteristik yaitu: 1) ketelitian, 2) ketepatan waktu, 3) kelengkapan, 4) ringkas dan 5) kesesuaian. Agar informasi itu bernilai, maka disamping informasi itu harus berkualitas, informasi juga harus memiliki bentuk dan perlu menggunakan media yang tepat untuk menindaklanjuti informasi tersebut, sesuai dengan profesi yang berkaitan dengan sistem informasi.

Daftar Pustaka
Kambey Daniel C, MA. Ph.D., 2010. Sistem Informasi Manajemen, Manado. Yayasan Tri Ganesha Nusantara.
Kambey Daniel C, MA. Ph.D., 2006. Landasan Teori Administrasi/manajemen (sebuah Intisari), Manado. Yayasan Tri Ganesha Nusantara.
Kunjungan Internet, tgl. 27 Maret 2010, 05.00.a.m.