KONSEP DASAR MEMAHAMI SISTEM DALAM ORGANISASI

KONSEP DASAR MEMAHAMI SISTEM DALAM ORGANISASI
Oleh: Hayatuddin Fataruba
A. Pengertian
Setelah munculnya teori sistem pada tahun 1960-an (dipelopori oleh Herbert A. Simon, Daniel Katz, Robert L. Kahn, dan James G. Miller), istilah “sistem” menjadi sangat populer dan digunakan dalam berbagai bidang. Sehingga dewasa ini, sistem dan pendekatan yang digunakannya makin lama makin memegang peranan penting dalam berbagai bidang ilmu pengetahuan, administrasi, dan manajemen. Lalu apa yang dimaksud dengan sistem?
Sistem berasal dari bahasa Yunani, system. Sehingga Gerald,et.al. (1981) dalam Husaini (2009) mendefinisikan sistem ialah tata cara kerja yang saling berkaitan, dan bekerjasama membentuk suatu aktivitas atau mencapai suatu tujuan tertentu. Sementara itu Banghart (1990) dalam Husaini (2009) menyebutkan bahwa sistem ialah sekelompok elemen-elemen yang saling berkaitan yang secara bersama-sama diarahkan untuk mencapai tujuan yang ditentukan. Lebih jauh Murdick & Ross (1982) dalam Husaini (2009) mendefinisikan sistem sebagai seperangkat unsur yang melakukan suatu kegiatan atau membuat skema dalam rangka mencapai tujuan dengan mengolah data dan atau energi serta barang-barang dalam waktu tertentu untuk menghasilkan informasi dan energi atau benda.
Von Bertalanffy yang dikutip Karhi Nisjar dan Winardi (1997) dalam Kambey (2006) menyebutkan bahwa a system is a complex of interacting elements (suatu sistem adalah interaksi unsur-unsur yang bersifat kompleks).
M.J. Alexander (1982) dalam Kambey (2010) menyebutkan bahwa sistem merupakan sekelompok elemen, baik yang bersifat fisik maupun non fisik yang menunjukkan suatu kumpulan yang saling berhubungan satu sama lain dan berinteraksi bersama-sama menuju satu atau lebih tujuan sebagai sasaran akhir dari sistem tersebut. Lebih jauh James A. O’Brien (1990) dalam Kambey (2010) memandang sistem dari sudut input, proses, dan output, dengan demikian a system is a group of interrelated component working together toward a common goal by accepting inputs and producing outputs in an organized transformation process (sistem adalah sekumpulan komponen yang terhubung satu sama lainnya, bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima masukan dan menghasilkan keluaran dalam suatu proses transformasi yang terorganisir)
Aceng dan Suryadi (Tim Dosen UPI Bandung) (2009) menyebutkan bahwa sistem adalah seperangkat komponen yang terdiri dari dua atau lebih, yang saling berhubungan dan saling ketergantungan satu sama lain, untuk mencapai tujuan bersama. Pengertian inipun sejalan dengan Prajudio Atmosudirdjo (1979) dalam Aceng dan Suryadi (2009) yang menyebutkan bahwa sistem adalah setiap sesuatu yang terdiri atas objek-objek, atau unsur-unsur, atau komponen-komponen yang bertata-kaitan dan bertata-hubungan satu sama lain sedemikian rupa sehingga unsur-unsur tersebut merupakan suatu kesatuan pemrosesan atau pengolahan yang tertentu. Lebih rinci William A. Shorde (1995) dalam Eti Rochaety (2008) menyebutkan ada sekitar enam ciri sebuah sistem, yaitu: perilaku berdasarkan tujuan tertentu, keseluruhan, keterbukaan, terjadi transformasi, terjadi korelasi, dan memiliki mekanisme kontrol artinya terdapat kekuatan yang mempersatukan dan mempertahankan sistem yang bersangkutan.
Konsep lain yang terkandung di dalam definisi tentang sistem adalah konsep sinergi, dimana konsep ini mengandaikan bahwa di dalam suatu sistem output dari organisasi diharapkan lebih besar daripada output individual atau output masing-masing bagian. Kegiatan bersama dari bagian yang terpisah tetapi saling berhubungan secara bersama-sama akan menghasilkan efek total yang lebih besar daripada jumlah bagian secara individu dan terpisah (Mudrick et.al:1984) dalam Wahyudi (2004). Karena itulah sistem organisasi mengutamakan pekerjaan-pekerjaan di dalam tim. Selain itu cara pandang sistem mensyaratkan suatu pelaksanaan pekerjaan secara integratif, baik menyangkut manusia, peralatan, metode, maupun sumberdaya yang dimanfaatkan.
B. Sistem dan Elemennya
Ada tiga unsur pokok berpikir sistem (system thinking), yakni: (1) sains sistem, yaitu ekplorasi ilmiah tentang sistem dalam berbagai bidang ilmu, (2) sistem teknologi, yaitu problem yang muncul dalam teknologi modern dan masyarakat, dan (3) filsafat sistem, yaitu re-orientasi pemikiran dan pandangan dunia ilmiah tentang paradigma baru (Husaini,2009:42).
Memang dalam dunia nyata, setiap pembuat keputusan kebanyakan menggunakan intuisi mereka, namun tidak semuanya seperti itu terutama para pengambil keputusan yang belum berpengalaman dalam penggunaan intuisi mereka dalam membuat keputusan-keputusan, sehingga diperlukan proses berpikir dengan menggunakan sistem. Manfaat berpikir sistem sebagaimana dikemukakan oleh Husaini (2009) adalah tidak membuat orang berpikir terkotak-kotak atau parsial, tetapi menyeluruh dengan menggunakan subsistem-subsistem secara sinergi, sehingga hasilnya akan lebih baik dibandingkan berpikir tanpa sistem.
Karena sistem merupakan merupakan interaksi antara subsistem-subsistem, maka secara umum suatu sistem memiliki elemen-elemen. Sistem (Kambey,2010:36-39) dapat dikatakan memiliki elemen-elemen sebagai berikut:
1. Tujuan
Sebuah sistem harus memiliki tujuan yang hendak dicapai. Tujuan tersebut berfungsi sebagai motivasi untuk mengarahkan sistem. Tujuan sistem informasi bergantung pada kegiatan yang ditangani oleh organisasi yang mengimplementasikan sistem informasi tersebut.
2. Masukan (input)
Elemen input mencakup pengumpulan dan penyusunan unsur yang masuk ke sistem untuk diproses. Pada sistem informasi, masukan dapat juga berupa data.
3. Proses
Proses merupakan bagian dari sistem yang mengelola input menjadi output.
4. Keluaran (output)
Keluaran merupakan hasil dari pemrosesan atau hasil pengoperasian dari suatu sistem. Keluaran dalam sistem informasi dapat berupa produk akhir (finished product), pelayanan manusia (human service), informasi rekomendasi, cetakan laporan, dan sebagainya.
5. Mekanisme Pengendalian
Elemen mekanisme pengendalian merupakan unsur pengawasan dari pelaksanaan proses pencapaian tujuan.
6. Umpan Balik
Umpan balik merupakan elemen yang memberikan respons atas berjalannya suatu sistem, berupa pemeliharaan, perbaikan sistem, dan pembaharuan sistem.
Sehingga sistem memiliki sifat-sifat antara lain: (1) selalu terdiri dari lebih dari satu subsistem, (2) selalu merupakan bagian dari sistem yeng lebih besar, (3) dapat bersifat tertutup dan terbuka, (4) selalu memiliki batas-batas sistem, (5) sistem tertutup cenderung mengalami kemunduran (entropi), (6) rasio input, proses, dan output diperlukan untuk mempertahankan keseimbangan dinamis dan mempertahankan kehidupannya, (7) memerlukan umpan balik untuk menjaga keseimbangan tersebut, (8) perubahan cepat memerlukan kewaspadaan dengan meningkatkan mutu subsistem antara spesialisasi dan diferensiasi struktur, (9) akibat spesialisasi dan diferensiasi, batas sistem perlu diperluas, (10) bertambahnya interaksi dengan lingkungannya menyebabkan sulitnya pemecahan masalah sebuah sistem karena itu muncul istilah kontingensi (situasional), (11) menyeluruh (wholistic), yaitu dipahami sebagai kesatuan total bukan atomistic (bagian-bagian), (12) sinergi, yaitu bekerja bersama-sama, hasilnya lebih besar daripada bekerja sendiri-sendiri (Husaini:2009)
C. Klasifikasi Sistem
Sebagai bagian yang sangat penting dalam mendukung suatu organisasi, maka sistem dapat dilihat dalam beberapa jenis, menurut Kambey (2010:39-41) antara lain:
1. Sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia
Sistem alamiah (natural system) adalah sistem yang terjadi karena proses alamiah, dan tidak terpengaruh campur tangan manusia; seperti sistem tata surya.
Sistem buatan manusia (human mode system) adalah sistem yang dirancang dan diciptakan manusia; seperti sistem tata organisasi,dll.
2. Sitem terbuka (open system) dan sitem tertutup (Closed system)
Sistem terbuka (open system) adalah sistem yang selalu berhubungan dengan lingkungan luarnya (interrelation) dan dipengaruhi oleh lingkungannya. Sehingga terjadi memberi dan menerima informasi, energy, dan materi-materi dari lingkungannya.
Sistem tertutup (closed system) adalah sistem yang tidak berinteraksi dan tidak dipengaruhi oleh lingkungannya, dan bekerja mengikuti pola yang tetap secara sebab akibat (suatu saat sistem inipun akan dipengaruhi oleh lingkungannya).
3. Sistem sederhana (simple system) dan sistem kompleks (sophisticated system)
Pembagian sistem ini didasarkan pada tingkat kerumitannya
4. Sistem deterministic (deterministic system) dan sistem probabilistic (probabilistic system)
Sistem deterministic (deterministic system) adalah suatu sistem yang operasinya dapat diramalkan secara tepat dan pasti.
Sistem probabilistic (probabilistic system) adalah sistem yang tak adapat diramal dengan tepat dan pasti karena mengandung unsur kemungkinan.
D. Pendekatan Sistem
Sistem dapat diartikan sebagai gabungan sub-sub sistem yang saling berkaitan. Organisasi sebagai suatu sistem akan dipandang secara keseluruhan, terdiri dari bagian-bagian yang berkaitan (sub-sistem), dan sistem/organisasi tersebut akan berinteraksi dengan lingkungan.
Model sistem sebagaimana digambarkan oleh Bertalanffy yang terkenal dengan General System Theory (GST)-nya yang dikutip Husaini (2009) sebagai berikut; (1) input organisasi; biasanya diperoleh dari lingkungan, seperti bahan mentah, manusia, modal, dan informasi (2) proses transformasi; kegiatan dalam organisasi, seperti sistem produksi, pengendalian, administrasi (3) output; keluaran yang dihasilkan ke lingkungan, seperti produk, keuntungan, informasi (4) feedback; umpan balik
Sehingga setiap organisasi memiliki pendekatan-pendekatan dalam sistemnya yang meliputi penerapan konsep-konsep dan strategi yang cocok dari teori-teori sistem guna mempermudah pemahaman tentang organisasi dan praktik manajerialnya.
Sehingga pendekatan-pendekatan yang dilakukan dalam sistem suatu organisasi sebagaimana dikemukakan oleh Mamduh M. Hanafi (2003), dapat dijabarkan sebagai berikut:
1. Sistem terbuka
Sistem yang terbuka berarti sistem tersebut berinteraksi dengan lingkungan. Sebaliknya sistem yang tertutup adalah sistem yang tidak berinteraksi dengan lingkungan. Semua organisasi merupakan sistem terbuka, meskipun dengan tingkat yang berbeda-beda.
2. Sub-sistem
Sub-sistem merupakan bagian dari sistem. Dalam sistem, sub-sub sistem saling mempengaruhi. Sehingga agar dapat mengendalikan sistem dengan seksama dan sinergis, maka sistem harus dilihat secara komprehensif, artinya sistem dapat terbangun bila sub-sub sistem berfungsi secara sempurna.
3. Sinergi
Jika sub-sub sistem bekerjasama, maka hasil yang diperoleh akan lebih efektif dibandingkan bekerja secara sendiri-sendiri. Sinergi sering dikaitkan dengan merger dimana dua organisasi yang bersatu akan lebih efisien dibandingkan dengan jika dua organisasi berjalan sendiri-sendiri, terutama pada organisasi-organisasi yang mengelola produk.
4. Batasan sistem
Batasan sistem membatasi sistem dengan lingkungannya. Dalam sistem yang terbuka, biasanya batas tersebut fleksibel, berbeda dengan sistem tertutup, batas tersebut kaku.
5. Aliran
Input akan mengalir ke sistem, kemudian diproses oleh sistem, dan keluar sebagai output.
6. Feedback
Feedback atau umpan balik merupakan elemen penting dalam pengendalian. Umpan balik informasi diberikan ke orang-orang yang tepat dalam organisasi, kemudian diproses lebih lanjut. Sehingga jika sesuatu melenceng dari rencana yang telah ditetapkan, maka perbaikan bisa segera dilakukan.
7. Entropi
Entropi merupakan proses dimana sistem menuju ke kehancuran. Jika satu organisasi tidak mampu memproses feedback dengan baik dan tidak bisa menyesuaikan perubahan selera konsumen/ stakeholders, maka akan mengalami kebangkrutan dan mati.
Aliran sistem percaya bahwa aliran sistem akan menyerap aliran lainnya, atau berkembang menjadi aliran yang dominan dengan definisi aliran yang jelas.
E. Penerapan Sistem dalam Pendidikan
Salah satu konsep yang paling banyak dipakai dalam memahami organisasi ialah dengan memandang organisasi sebagai sistem dan memandang organisasi sebagai organisasi pembelajaran.
Sistem terbagi dua, yaitu tertutup dan terbuka. Sistem tertutup ialah sistem yang tidak berinteraksi dengan lingkungannya. Sebaliknya sistem terbuka ialah sistem yang berinteraksi dengan lingkungannya. Organisasi pendidikan sebagai sistem organisasi sosial dipengaruhi baik oleh lingkungan internalnya maupun lingkungan eksternal organisasinya.
Secara total bahwa pendidikan merupakan suatu sistem yang memiliki kegiatan cukup kompleks, meliputi berbagai komponen yang berkaitan satu sama lain. Jika menginginkan pendidikan terlaksana secara teratur, berbagai elemen (komponen) yang terlibat dalam kegiatan pendidikan perlu dikenal lebih dahulu. Secara mikro pendidikan dapat dilihat dari hubungan elemen peserta didik, pendidik, dan interaksi keduanya dalam usaha pendidikan. Sedangkan secara makro jangkauannya lebih luas.
Lingkungan internal bersifat langsung (mikro), maka peserta didik dan pendidik merupakan elemen sentral. Karena pendidikan untuk kepentingan peserta didik, maka memiliki tujuan, dimana untuk mencapai tujuan tersebut ada berbagai sumber dan adapula kendala. Dengan memperhatikan berbagai sumber dan kendala, maka ditetapkan bahan pengajaran; yang terdiri dari pengetahuan, teori, dan model pendidikan yang telah dimiliki maupun yang berkembang yang disusun dan telah diujicobakan para ahli, dan metode yang digunakan oleh pendidik dalam melaksanakan proses pendidikan. Sedangkan lingkungan internal bersifat makro yakni input (sumber pendidikan), yang terdiri dari tujuan dan prioritas, peserta didik, manajemen, struktur dan penjadwalan, isi (muatan) kurikulum, guru, alat bantu pembelajaran, fasilitas (sarana prasarana), teknologi, pengawasan dan evaluasi, penelitian tindakan guna perbaikan mutu, dan biaya dan output (hasil pendidikan).
Lingkungan eksternal bersifat langsung (mikro) yang terdiri atas para pesaing (competitor), penyalur (supplier), pelanggan (customer), lembaga-lembaga keuangan (financial institutions), pemerintah (government), organisasi kerja (labour unions), media, dan kepentingan kelompok khusus (special-interst groups), dan lingkungan eksternal tidak langsung (makro) meliputi teknologi, ekonomi, politik, dan sosial (Wing:2006).
Sehingga peningkatan mutu pendidikan dengan pendekatan sistem berarti mulai dari input, proses, output, sampai pada outcome pendidikan dilakukan dalam satu sistem yang saling mempengaruhi. Agar proses ini berjalan secara terintegrasi, dibutuhkan paradigma baru dalam pendekatan dalam pengelolaan sistem pendidikan secara terpadu

REVERENSI
Hanafi, M. Mamduh (2003), Manajemen
Kambey, D.C (2006), Landasan Teori Administrasi/Manajemen (sebuah intisari): Yayasan Tri
Ganesha Nusantara, Manado

------------------- (2010), Sistem Informasi Manajemen: Yayasan Tri Ganesha Nusantara, Manado
Kumorotomo, Wahyudi dkk (2004), Sistem Informasi Manajemen dalam Organisasi-organisasi
Publik: Gadjah Mada University Press, Yogyakarta

Rochaety, Eti dkk (2008), Sistem Informasi Manajemen Pendidikan, Bumi Aksara, Jakarta
Usman, Husaini (2009), Manajemen (Teori, Praktik, dan Riset Pendidikan: Bumi Aksara,
Jakarta Timur
UPI Bandung. (2009). Manajemen Pendidikan. Tim Dosen Adminstrasi Pendidikan. Alfabeta:
Bandung


Winarno, W. Wing (2006), Sistem Informasi Manajemen: UPP STIM YKPN. Yogyakarta.